Указание причины написания письма - важный элемент деловой и официальной переписки, который определяет его эффективность. Рассмотрим правила формулировки причины в различных типах писем.
Содержание
1. Основные принципы указания причины
1.1. Общие требования
- Четкость и конкретность формулировки
- Соответствие содержанию письма
- Лаконичность изложения
1.2. Расположение в структуре письма
- В начале текста после обращения
- В отдельном абзаце "Основание" для официальных писем
- В теме письма для электронной переписки
2. Примеры формулировок причин
| Тип письма | Пример причины |
| Деловое предложение | "В связи с расширением ассортимента нашей компании..." |
| Жалоба | "На основании ненадлежащего качества оказанных услуг..." |
| Официальный запрос | "В соответствии с пунктом 3 статьи 15 Федерального закона..." |
3. Как формулировать причину для разных целей
3.1. Для информационных писем
- Указать событие или изменение, ставшее поводом
- Сослаться на нормативный акт (для официальных уведомлений)
- Использовать нейтральные формулировки
3.2. Для писем-просьб
- Четко обозначить проблему или потребность
- Привести обоснование необходимости
- Указать взаимную выгоду (для партнерских писем)
3.3. Для ответных писем
- Ссылка на входящий номер и дату полученного письма
- Краткое изложение сути первоначального обращения
- Фраза "В ответ на Ваше письмо от..."
4. Частые ошибки и рекомендации
4.1. Типичные ошибки
- Слишком общие формулировки ("В связи со сложившейся ситуацией")
- Отсутствие конкретики
- Излишне эмоциональные выражения
- Несоответствие причины содержанию письма
4.2. Профессиональные советы
- Используйте официально-деловой стиль
- Приводите конкретные факты и цифры
- Соблюдайте иерархию важности аргументов
- Проверяйте соответствие нормативным требованиям
4.3. Полезные вводные фразы
- "На основании нашего телефонного разговора от..."
- "В соответствии с договором №... от..."
- "В связи с необходимостью уточнения..."
- "С целью согласования вопросов по..."
Грамотное указание причины написания письма повышает его эффективность, помогает адресату быстро понять суть обращения и способствует достижению желаемого результата от переписки.
