Отправка договора контрагенту является важным этапом делового взаимодействия. Рассмотрим правильный порядок действий для юридически значимой передачи документа.
Содержание
Подготовка договора к отправке
1. Проверка документа
- Убедитесь в наличии всех необходимых подписей и печатей
- Проверьте соответствие реквизитов сторон
- Подтвердите актуальность всех приложений и спецификаций
- Сохраните документ в подходящем формате (PDF рекомендуется)
2. Выбор способа отправки
| Способ | Когда использовать |
| Электронная почта | Для оперативной отправки и не требующих оригиналов документов |
| Курьерская служба | При необходимости оригиналов с подписями и печатями |
| ЭДО (Электронный документооборот) | Для юридически значимой переписки между организациями |
Отправка договора по электронной почте
3. Составление сопроводительного письма
- Укажите исходящий номер и дату письма
- Кратко опишите содержание отправляемого договора
- Упомяните сроки подписания и возврата экземпляра
- Добавьте контактные данные ответственного лица
4. Прикрепление файлов
- Основной договор в PDF (название: "Договор №... от ...")
- Дополнительные приложения (спецификации, протоколы)
- Скан подписанного экземпляра (если требуется подтверждение)
- Акт приема-передачи (при отправке оригиналов курьером)
Юридические аспекты
5. Подтверждение получения
| Способ подтверждения | Юридическая сила |
| Читаемость письма (mail tracking) | Предварительное подтверждение |
| Ответное письмо с подтверждением | Основное подтверждение |
| Электронная подпись | Полная юридическая значимость |
6. Дополнительные рекомендации
- Сохраните копию отправленного письма с вложениями
- Фиксируйте дату отправки в журнале исходящей корреспонденции
- При необходимости используйте услугу "уведомление о прочтении"
- Продублируйте отправку через несколько каналов связи
Важная информация
При отправке оригиналов договора курьерской службой обязательно составляйте опись вложения в двух экземплярах. Один экземпляр остается у отправителя с отметкой курьера о приеме.
