Сроки хранения документов определяются законодательством, корпоративными нормами и практической необходимостью. Рассмотрим основные периоды хранения для разных категорий документов.
Содержание
Нормативные сроки хранения
| Тип документа | Срок хранения | Нормативный акт |
| Бухгалтерские документы | 5 лет | ФЗ №402 "О бухгалтерском учете" |
| Кадровые документы | 50-75 лет | Трудовой кодекс РФ |
| Налоговые декларации | 4 года | Налоговый кодекс РФ |
| Договоры | 5 лет после истечения | ГК РФ |
Хранение персональных документов
Гражданские документы
- Паспорт - до замены
- Свидетельства о рождении, браке - бессрочно
- Трудовая книжка - до получения пенсии
Финансовые документы
- Квитанции об оплате ЖКХ - 3 года
- Банковские выписки - 5 лет
- Договоры страхования - 5 лет после окончания
Сроки хранения в организациях
| Категория документов | Срок |
| Учредительные документы | Бессрочно |
| Приказы по основной деятельности | Постоянно |
| Первичные учетные документы | 5 лет |
| Переписка с контрагентами | 5 лет |
Электронные документы
- Хранятся столько же, сколько бумажные аналоги
- Требуют регулярной миграции на новые носители
- Должны иметь ЭЦП для юридической силы
Порядок уничтожения документов
- Провести экспертизу ценности документов
- Составить акт о выделении к уничтожению
- Утвердить акт у руководителя
- Организовать уничтожение (шредирование)
- Зафиксировать факт уничтожения
Исключения из общих правил
- Документы по личному составу - 50-75 лет
- Документы по недвижимости - бессрочно
- Лицензии и разрешения - до замены
Рекомендации по хранению
Важные документы следует хранить в защищенных местах, защищенных от влаги и огня. Целесообразно делать цифровые копии особо значимых бумаг. Регулярно проводите ревизию архива для своевременного уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
